Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 25/2019
Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy
w Ostrowcu Św. z dnia 13.06.2019 r.
REGULAMIN
KONTROLI ZEWNĘTRZNEJ
POWIATOWEGO URZĘDU PRACY
W OSTROWCU ŚWIĘTOKRZYSKIM
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
Regulamin określa szczegółowy zakres i tryb przeprowadzania kontroli zewnętrznej mającej na celu sprawdzenie miejsca planowanego przedsięwzięcia wnioskodawcy oraz prawidłowości realizacji umów zawartych pomiędzy beneficjentami Funduszu Pracy, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz PFRON a Powiatowym Urzędem Pracy.
§ 2
Kontrola zewnętrzna prowadzona jest w formie:
- Kontroli wstępnej – jest to badanie obejmujące czynności wstępne przed podjęciem decyzji. Ma na celu sprawdzenie, czy zamierzone czynności przed podjęciem realizacji danego przedsięwzięcia są poprawne organizacyjnie, zgodne z prawem, zasadą gospodarności i celowości oraz zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym.
- Kontroli bieżącej – mającej na celu sprawdzenie, czy w trakcie realizacji danego przedsięwzięcia nie powstały lub nie powstaną odchylenia od aktualnego stanu prawnego. W przypadku stwierdzenia odstępstw, dzięki takiej kontroli możliwe jest dokonanie korekt, jak również uniknięcie w przyszłości podejmowania błędnych rozstrzygnięć. Podczas przeprowadzania bieżących czynności kontrolnych możliwe jest zweryfikowanie stanu faktycznego z zamierzonym.
- Kontroli interwencyjnej – przeprowadzanej na wniosek zainteresowanego w sprawie, z uwagi na rażące nieprawidłowości lub ryzyko wydatkowania środków publicznych niezgodnie z przeznaczeniem lub w wyniku powzięcia informacji o naruszeniu przepisów prawa.
- Kontroli następczej – stosowanej zazwyczaj w przypadku stwierdzenia odstępstw przy przeprowadzaniu kontroli bieżącej. Ma ona na celu zastosowanie się podmiotu kontrolowanego do prawidłowości wykonywania wydanych zaleceń.
Rozdział II
Procedury przeprowadzania kontroli zewnętrznej
§ 3
- Kontrola wstępna przeprowadzana jest w uzasadnionych przypadkach, na wniosek Kierownika Centrum Aktywizacji Zawodowej w postaci wizji lokalnej w jednostce ubiegającej się o otrzymanie dotacji na podjęcie działalności gospodarczej lub środków na wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy po wpłynięciu wniosku.
- Dokładny termin kontroli ustalany jest z wnioskodawcą.
- Podczas kontroli wstępnej ocenia się między innymi ogólny stan budynku, pomieszczenia, lokalu, dojazdu i dostępu do jezdni, ewentualnego funkcjonowania podobnych działalności w okolicy.
- Po dokonaniu wizji lokalnej sporządzana jest notatka służbowa, która dołączana jest do wniosku.
§ 4
- Kontroli bieżącej podlegają w szczególności:
- umowy zawarte z PUP o przyznanie środków na utworzenie działalności gospodarczej,
- umowy zawarte z PUP w sprawie refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia miejsc pracy,
- umowy zawarte z PUP o zorganizowanie stażu.
- umowy zawarte z PUP o zorganizowanie prac interwencyjnych,
- umowy zawarte z PUP o organizację szkoleń,
- umowy zawarte z PUP w sprawie finansowania działań dot. kształcenia ustawicznego finansowanego ze środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego.
- Podczas kontroli umów zawartych z PUP o przyznanie środków na utworzenie działalności gospodarczej, sprawdzane są w szczególności:
- zgodność miejsca prowadzonej działalności z adresem wskazanym w umowie,
- prawidłowość wykorzystania przyznanych środków zgodnie z załączonymi w aktach fakturami zakupu oraz umowami kupna-sprzedaży, a stanem faktycznym w miejscu prowadzenia działalności,
- zgodność zakresu prowadzonej działalności gospodarczej z zakresem podanym w umowie i wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
- Podczas kontroli umów zawartych z PUP w sprawie refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, sprawdzane są w szczególności:
- dokumenty potwierdzające stan zatrudnienia w przedsiębiorstwie,
- prawidłowość ewidencji czasu pracy osób skierowanych na zrefundowane stanowiska pracy,
- prawidłowość wykorzystania przyznanych środków zgodnie z załączonymi do wniosku fakturami zakupu, umowami kupna-sprzedaży, a stanem faktycznym w miejscu utworzonych stanowisk pracy,
- zgodność obsadzonego stanowiska pracy we wskazanym w umowie.
- Podczas kontroli umów zawartych z PUP o zorganizowanie stażu, sprawdzane są w szczególności:
- prawidłowość prowadzenia ewidencji czasu pracy osób bezrobotnych skierowanych na staż,
- dokumentacja potwierdzająca przeszkolenie stażystów z zakresu BHP i p. poż.,
- zgodność wykonywania czynności przez osoby bezrobotne z programem stażu zawartym we wniosku,
- nadzór opiekuna osoby odbywającej staż.
- Podczas kontroli umów zawartych z PUP o zorganizowanie prac interwencyjnych sprawdzane są w szczególności:
- prawidłowość sporządzania umów o pracę pomiędzy pracodawcą a osobami bezrobotnymi skierowanymi do odbycia prac interwencyjnych,
- dokumenty potwierdzające stan zatrudnienia w przedsiębiorstwie,
- prawidłowość prowadzenia ewidencji czasu pracy osób skierowanych do odbycia prac interwencyjnych.
- Podczas kontroli umów zawartych z PUP o zorganizowanie szkoleń, sprawdzane są w szczególności:
- zgodność adresu miejsca prowadzenia szkolenia z podanym w umowie,
- zgodność realizatora szkolenia z podanym w umowie organizatorem,
- warunki szkoleniowe, jakie zobowiązał się zapewnić organizator (lokalowe, techniczne, pomoce dydaktyczne, sprzęt, narzędzia itp.) i ich zgodność z materiałami zatwierdzonymi przez PUP,
- zgodność kadry prowadzącej szkolenie z zatwierdzoną przez PUP,
- zgodność realizacji zajęć z harmonogramem oraz metodami nauczania (wykłady, warsztaty, ćwiczenia itp.),
- prawidłowość prowadzenia dokumentacji szkolenia (dziennik zajęć, lista obecności).
- Podczas kontroli umów zawartych z PUP w sprawie finansowania działań dot. kształcenia ustawicznego finansowanego ze środków KFS sprawdzane jest przestrzeganie warunków umowy, a w szczególności:
- wydatkowanie środków KFS zgodnie z przeznaczeniem,
- właściwe dokumentowanie oraz rozliczanie otrzymanych i wydatkowanych środków.
- Zakres kontroli, o których mowa w ust. 2 - 7 może ulec zmianie, w zależności od doraźnych potrzeb lub zmiany przepisów prawa.
§ 5
Kontrola interwencyjna przeprowadzana jest na wniosek Kierownika CAZ w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub domniemania istnienia nieprawidłowości w realizacji umowy lub ryzyka wydatkowania środków niezgodnie z przeznaczeniem, może być również przeprowadzona doraźnie po wpłynięciu skargi na dany podmiot lub informacji pozyskanej z urzędu.
§ 6
- Kontrola następcza przeprowadzana jest na wniosek Kierownika CAZ w celu sprawdzenia zastosowania się podmiotu kontrolowanego do prawidłowości wykonania zaleceń kontrolnych.
- W przypadku ponownego stwierdzenia nieprawidłowości, kontrolujący wnioskują do Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy o ostateczne zajęcie stanowiska w sprawie.
Rozdział III
Organizacja i tryb przeprowadzania kontroli.
§ 7
- Kontrola zewnętrzna przeprowadzana jest przez co najmniej jednego pracownika PUP. Bezpośredni nadzór prowadzi Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy.
- Kontrolujący winni posiadać pisemne upoważnienie wydane przez Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy, które zobowiązani są okazywać jednostce kontrolowanej przed przystąpieniem do czynności kontrolnych.
- Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu.
- Kontrolujący jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli bez wcześniejszego uprzedzenia.
- Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej.
§ 8
- Dla zapewnienia obiektywizmu funkcjonowania kontroli zewnętrznej nie należy powierzać obowiązków wykonywania kontroli pracownikom odpowiedzialnym merytorycznie za wykonywanie tych zadań, operacji finansowych, w tym za wystawianie dokumentów.
- Dla zapewnienia skuteczności funkcjonowania kontroli zewnętrznej:
- zobowiązuje się pracownika wykonującego czynności kontrolne do zapoznania się z obowiązującymi przepisami, także wewnętrznymi oraz do podnoszenia kwalifikacji w tym zakresie,
- należy przestrzegać zasad dokumentowania przebiegu czynności przeprowadzanych podczas kontroli zewnętrznych.
§ 9
- Z przeprowadzonych czynności kontrolujący zobowiązany jest sporządzić protokół przedstawiający ustalenia kontrolne w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty oraz zgodny ze stanem faktycznym.
- Protokół kontroli powinien zawierać:
- imię i nazwisko kontrolującego oraz jego stanowisko służbowe,
- datę przeprowadzenia kontroli,
- nazwę jednostki kontrolowanej oraz jej adres,
- zakres kontroli,
- wyniki przeprowadzonej kontroli,
- podpisy kontrolującego i kontrolowanego.
- Protokół, o którym mowa w ust. 1 jest podstawowym dowodem dokumentującym wykonanie kontroli i winien zawierać wszystkie stwierdzone przez kontrolującego fakty dot. kontrolowanej jednostki, w tym nieprawidłowości i uchybienia, ich przyczyny i skutki.
§ 10
- W przypadku braku dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, jednostka kontrolowana ma obowiązek dostarczyć je kontrolującemu w ustalonym terminie. Natomiast w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas przeprowadzonych czynności kontrolnych, jednostka kontrolowana zobowiązana jest do złożenia pisemnych wyjaśnień w terminie 7 dni od otrzymanie protokołu.
- W przypadku braku możliwości wykonania czynności kontrolnych, kontrolujący sporządza notatkę służbową. Następnie jednostka kontrolowana zostaje wezwana do Powiatowego Urzędu Pracy w celu złożenia wyjaśnień.
Rozdział IV
Wymagania kwalifikacyjne i uprawnienia kontrolującego
§ 11
W celu prawidłowej realizacji zadań i funkcji kontrolę zewnętrzna wykonuje pracownik, który:
- posiada odpowiedni poziom kwalifikacji zawodowych i niezbędną wiedzę merytoryczną,
- posiada doświadczenie zawodowe i jest odpowiednio przygotowany w zakresie kontrolowanego zagadnienia,
- przestrzega zasady niezależności, uczciwości, obiektywizmu, poufności i profesjonalnego zachowania,
- charakteryzuje się wysoką kultura osobistą i cierpliwością,
- posiada umiejętności analitycznego myślenia,
- posiada umiejętność trafnego i precyzyjnego formułowania wniosków.
§ 12
- Wyłączeniu z udziału w kontroli podlega kontrolujący w wypadku, gdy czynności lub rozstrzygnięcia kontrolne mogą dotyczyć stosunku zależności jego samego, jego małżonka, krewnych i powinowatych, bądź osób związanych z nim z tytułu kurateli, opieki lub przysposobienia.
- Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.
- O istnieniu przyczyn będących podstawą wyłączenia kontrolujący zawiadamia Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy, który rozstrzyga co do wyłączenia.
§ 13
- Obowiązkiem kontrolowanego jest:
- przygotowanie się do kontroli w celu wykonania jej zgodnie z procedurą i tematyką,
- rzetelne i obiektywne przedstawienie stanu faktycznego, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień, podanie ich przyczyn,
- przygotowanie niezbędnej dokumentacji do kontroli.
- W czasie czynności kontrolnych, kontrolujący ma prawo do:
- wstępu i poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej,
- przeprowadzania oględzin pomieszczenia/lokalu,
- wglądu do dokumentów i akt związanych z prowadzonym postępowaniem kontrolnym,
- żądania wyjaśnień ustnych i pisemnych,
- wykonywania zdjęć.
- Czynności kontrolne nie powinny powodować dezorganizacji pracy jednostki kontrolowanej.
Rozdział V
Postanowienia końcowe
§ 14
Kontrolujący, w związku z wykonywaniem czynności objętych upoważnieniem do przeprowadzania kontroli, jest zwolniony z obowiązku potwierdzania pobytu w jednostce kontrolowanej na blankiecie polecenia wyjazdu służbowego.
§ 15
Czynności kontrolne przeprowadzane są w godzinach pracy urzędu.
§ 16
Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 25/2019
Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy
w Ostrowcu Św. z dnia 13.06.2019 r.
WYKAZ
pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim upoważnionych do przeprowadzania kontroli zewnętrznych
Na podstawie § 3 Zarządzenia Nr 25/2019 z dnia 13 czerwca 2019 r. upoważniam do przeprowadzania kontroli zewnętrznych w zakresie przestrzegania warunków umów zawartych w ramach Funduszu Pracy, Europejskiego Funduszu Społecznego, PFRON i KFS następujące osoby:
- Pan Ryszard Bąbel – pośrednik pracy.
- Paweł Guliński – pośrednik pracy.
……………………………….
(Dyrektor Urzędu)
