Procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą

PROCEDURA REALIZACJI PRAW OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W OSTROWCU ŚWIĘTOKRZYSKIM.

§ 1

Zasady ogólne

 

1. Niniejsza procedura została przygotowana w celu zapoznania osób, których dane dotyczą, ze szczegółowymi zasadami rozpatrywania ich praw, wskazanych w art. 15 – 21 RODO.

 

2. W Powiatowym Urzędzie Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim  mają zastosowanie przepisy do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych na podstawie:

1.  rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane powszechnie RODO;
2. ustawy  z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

 

3. Każda osoba, której dane dotyczą (podmiot danych), jest uprawniona do wniesienia żądania do Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim o zrealizowanie praw, o których mowa w art. 15 – 21 RODO, tj.:

1. prawo dostępu do danych,
2. prawo do sprostowania danych,
3. prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
4. prawo do ograniczenia przetwarzania,
5. prawo do przenoszenia danych,
6. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

 

4. Powiatowy Urząd Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim rozpatruje żądania osób, których dane dotyczą, z należytą starannością, uwzględniając stosowane przepisy prawa oraz prawa i wolności innych osób, których dane mogą dotyczyć.

 

5. Z  niniejszego dokumentu wynikają Pani/Pana prawa, jako osoby której dane dotyczą, oraz sposobu ich realizacji przez Powiatowy Urząd Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim.

 

6. Niniejszy dokument zawiera następujące zagadnienia:

1. definicje pojęć zawarte w celu właściwej interpretacji zapisów niniejszego dokumentu;
2. wskazanie Pani/Panu praw jakie przysługują na mocy RODO wraz z krótką ich charakterystyką;
3. opis zasad realizacji w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim Pani/Pana praw z RODO co do terminów i sposobu ich realizacji.

 

 

§ 2

 Definicja pojęć

 

1. Administrator – to Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych; Zgodnie z definicją z art. 4 pkt 7 RODO - to osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele
   i sposoby przetwarzania danych osobowych.
2. Osoba, której dane dotyczą:
   1. to właśnie Pani/Pan jako osoba której dane są przetwarzane przez Powiatowy Urząd Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim,
   2. to Pani/Pan jako pracownik PUP, osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilno-prawnej, osoba odbywająca staż, czy praktykę w PUP.
3. Dane osobowe – to zgodnie z definicją z art. 4 pkt 1 RODO wszelkie informacje
   o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej ("osobie, której dane dotyczą"). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
4. Podmiot przetwarzający – to zgodnie z definicją z art. 4 pkt 8 RODO osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe
   w imieniu administratora.
5. Inspektor ochrony danych – to pracownik PUP, z którym może się Pani/Pan skontaktować we wszystkich sprawach związanych z:
   1. przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych,
   2. oraz z wykonywaniem praw przysługujących Pani/Panu na mocy RODO
      i opisanych w niniejszym dokumencie.

Dane Inspektora ochrony danych są dostępne:

• na stronie internetowej PUP - http://ostrowiec.praca.gov.pl/  w zakładce „Ochrona danych osobowych”,
• w Biuletynie Informacji Publicznej - http://pup.ostrowiec.ibip.pl/public/
  w zakładce „Ochrona danych osobowych”.

6. Przetwarzanie – zgodnie z definicją z art. 4 pkt 2 RODO oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych
   w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
7. Zasady przetwarzania danych osobowych – to zasady określone w art. 5 i art. 25 RODO, które stosuje PUP przetwarzając Pani/Pana dane osobowe:
   1. zgodności z prawem,
   2. rzetelności i przejrzystości,
   3. zasada ograniczenia celu przetwarzania,
   4. minimalizacji danych,
   5. prawidłowości danych,
   6. ograniczenia przechowywania,
   7. integralności i poufności,
   8. zasada rozliczalności,
   9. zasada ochrony danych w fazie projektowania i zasada domyślnej ochrony danych.
8. Odbiorca – zgodnie z art. 4 pkt 9 RODO to osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią.
9. Organ nadzorczy – zgodnie z art. 4 pkt 21 RODO  to niezależny organ publiczny ustanowiony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 51 RODO, czyli Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Państwo trzecie – państwo nie będące członkiem Unii Europejskiej oraz nie należące do Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
11. PUP – Powiatowy Urząd Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim.

 

§ 3

 Prawa przysługujące na mocy przepisów RODO.

 

1. Prawo do informacji na temat przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w PUP
    (art. 13 i art. 14 RODO):

 

1. w zakresie wynikającym z art. 13 RODO – w sytuacji kiedy to Pani/Pan przekazuje nam swoje dane osobowe:
   1. w momencie zbierania danych osobowych pracownicy PUP przekazują Pani/Panu informacje zawarte w art. 13 ust. 1 i 2 RODO lub podczas  odpowiedzi na Pani/Pana korespondencję, która wpłynęła do PUP (informacje te nie są przekazywane w sytuacji, gdy nimi już Pani/Pan dysponuje);
2. w zakresie wynikającym z art. 14 RODO - kiedy Pani/Pana dane osobowe trafiają do PUP z innych źródeł (np. od innych administratorów):
   1. informacje o których mowa w art. 14 ust. 1 i 2 RODO, muszą być Pani/Panu przekazane:
      • w rozsądnym terminie po uzyskaniu Pani/Pana danych osobowych – najpóźniej w ciągu miesiąca;
      • albo jeżeli dane osobowe mają być stosowane do komunikacji
        z Panią/Panem – najpóźniej przy pierwszej takiej komunikacji;
      • albo jeżeli Pani/Pana dane osobowe mają być ujawnione innemu odbiorcy – najpóźniej przy ich pierwszym ujawnieniu;
   2. informacje z art. 14 ust. 1 i 2 RODO nie są przekazywane, gdy już nimi Pani/Pan nie  dysponuje oraz w innych przypadkach wskazanych w art. 14 ust. 5 RODO (w szczególności gdy pozyskiwanie lub ujawnianie Pani/Pana danych osobowych jest wyraźnie uregulowane przepisem prawa);

 

2. Prawa realizowane na Pani/Pana wniosek (art. 15-21 RODO):

1. prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych (art. 15 RODO):
   1. może Pani/Pan wystąpić do PUP z pytaniem czy PUP przetwarza Pani /Pana dane osobowe, a jeśli tak może Pani/Pan uzyskać informacje w zakresie  wynikającym z art. 15 ust. 1-3 RODO (m. in. na temat: jaki jest cel przetwarzania i okres przechowywania danych osobowych, jakie dane osobowe są przetwarzane, kim są odbiorcy danych osobowych, informacje o przysługujących prawach);
   2. mogą też Państwo otrzymać kopię danych osobowych (czyli informację o danych osobowych) we wskazanym przez siebie formacie, np. jeżeli Pani/Pan zwraca się o kopie danych drogą elektroniczną, to również drogą elektroniczną otrzyma Pani/Pan odpowiedź, chyba że we wniosku wskaże nam Pani/Pan format jakiego oczekuje. Prawo do uzyskania kopii danych nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych osób, których dane dotyczą;
2. prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (art. 16 RODO):
   1. może Pani/Pan wystąpić do PUP o sprostowanie swoich danych osobowych lub ich uzupełnienie, z tym zastrzeżeniem, że wszelkie aktualizacje danych muszą być ograniczone celem ich przetwarzania, np. nie może Pani/Pan żądać uzupełnienia o dane, które byłyby niezgodne z celem przetwarzania;
   2. prawo to nie będzie mogło być stosowane do danych osobowych,
      w odniesieniu do których tryb ich sprostowania lub uzupełnienia określają odrębne przepisy prawa (art. 113 Kodeks postępowania administracyjnego).
       

3. prawo do usunięcia Pani/Pana danych, tzw. „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO):
   1. może Pani/Pan żądać  niezwłocznego usunięcia swoich danych osobowych, jeśli zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w art. 17 ust. 1 RODO,
   2. art. 17 ust. 3 RODO przewiduje również okoliczności, kiedy prawo do usunięcia danych nie będzie mogło być zrealizowane. PUP nie będzie mógł usunąć Pani/Pana danych osobowych z uwagi, iż w większości przypadków podstawą prawną ich przetwarzania są przepisy prawa, z których wynika m.in. obowiązek przechowywania dokumentacji (archiwizacji) przez okres wynikający z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, który został uzgodniony z Archiwum Państwowym na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

4. prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO):
   1. prawo to polega na konieczności ograniczenia przetwarzania danych wyłącznie do ich przechowywania;
   2. może Pani/Pan skorzystać z tego prawa tylko w ściśle określonych przypadkach wskazanych w art. 18 ust. 1 RODO, tj.:
      • kwestionuje Pani/Pan prawidłowość swoich danych osobowych,
      • sprzeciwia się Pani/Pan usunięciu danych osobowych, których przetwarzanie jest niezgodne z prawem,
      • PUP nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Pani/Panu do ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń,
      • wniosła Pani/Pan sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO;
   3. przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania PUP przekaże Pani/Panu informacje w tym zakresie;

5. prawo do bycia poinformowanym o sprostowaniu lub usunięciu danych lub
   o ograniczeniu przetwarzania (art. 19 RODO):
   1. jeżeli PUP zrealizuje Pani/Pana prawo do:
      • sprostowania nieprawidłowych danych,
      • uzupełnienia niekompletnych danych,
      • usunięcia danych w ramach prawa do bycia zapomnianym,
      • ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
   2. PUP informuje każdego odbiorcę, któremu ujawnił dane osobowe o dokonanej zmianie, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku;
   3. PUP poinformuje Panią/Pana o tych odbiorcach na Pani/Pana wniosek;

6. prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO):
   1. może Pani/Pan skorzystać z prawa przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO jeżeli:
      • przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie Pani/Pana zgody lub w celu wykonania zawartej z Panią/Panem umowy;
      • oraz w sposób zautomatyzowany (nie obejmuje danych przetwarzanych
        w postaci papierowej);
   2. w ramach tego prawa może Pani/Pan zażądać, by dane osobowe (które zostały przez Panią/Pana dostarczone) zostały przesłane przez PUP bezpośrednio innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe,
   3. realizacja w PUP tego prawa będzie ograniczona do nielicznych przypadków, z uwagi na podstawy prawne przetwarzania danych osobowych w PUP (czyli głównie przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na PUP, które nie daje Pani/Panu możliwości do skorzystania z prawa do przenoszenia danych);
       

7. prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO):
   1. realizowane jest w PUP tylko  w nielicznych sytuacjach z uwagi na okoliczności uprawniające Panią/Pana do korzystania z tego prawa wynikające z art. 21 ust. 1 i 2 RODO;
   2. skutkiem wniesienia sprzeciwu jest zakaz dalszego przetwarzania danych osobowych, chyba że administrator wykaże, że istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności.

3. Powiatowy Urząd Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim nie podejmuje wobec Pani/Pana decyzji wywołujących dla Pani/Pana określone skutki prawne lub w inny istotny sposób na Panią/Pana wpływające, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych, w tym profilowaniu (art. 22 RODO).

1. podczas realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i art. 14 RODO PUP jest zobligowany przekazać Pani/Panu informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu oraz o zasadach ich podejmowania, znaczeniu i konsekwencjach dla Pani/Pana, jeżeli takie przetwarzanie ma miejsce.

4. Ma Pani/Pan również prawo do bycia poinformowanym o naruszeniu ochrony danych osobowych (art. 34 RODO).

1. PUP w sytuacji, gdy w doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia Pani/Pana praw lub wolności ma prawo poinformować Panią/Pana o takim naruszeniu.
2. PUP przekazuje Pani/Panu informacje wskazane w art. 34 ust. 2 RODO:
   1. imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych;
   2. opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony Pani/Pana danych osobowych;
   3. opis zastosowanych lub proponowanych przez PUP środków w celu zaradzenia naruszeniom ochrony danych.

3. W art. 34 ust. 3 RODO są wskazane okoliczności, kiedy PUP jest zwolniony
   z zawiadamiania Pani/Pana o zaistniałej sytuacji.

 

§ 4

Ogólne zasady realizacji praw z RODO w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim.

 

1. Sposoby komunikacji w sprawie wniosków z art. 15-21 RODO.

1. Powiatowy Urząd Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim jest zobowiązany zapewnić, aby Pani/Pana dane osobowe nie zostały ujawnione osobom nieupoważnionym. Jeżeli chce Pani/Pan skorzystać z uprawnień wskazach w art. 15-21 RODO prosimy
   o zastosowanie się do jednego ze sposobów komunikowania się. Może Pani/Pan składać żądania wynikające z art. 15-21 RODO wybierając jedną z poniżej wskazanych dróg komunikacji:
   1. w sposób tradycyjny – poprzez złożenie przez  Panią/Pana pisma/wniosku
      podpisanego własnoręcznie w sposób czytelny, osobiście w Sekretariacie PUP (pokój  numer 40, II piętro) lub przesyła go pocztą na adres siedziby Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Aleja 3 Maja 36, 27-400 Ostrowic Świętokrzyski;
   2. elektronicznie – przesyła Pani/Pan wniosek elektronicznie z użyciem podpisu kwalifikowanego na adres: kios@praca.gov.pl
      lub potwierdzony profilem zaufanym e-PUAP: http://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/opis-uslugi/pismo-ogolne-do-urzedu/PUPOSTROWIEC;

W przypadku wpłynięcia wniosku „zwykłym mailem” poprosimy Panią/Pana do złożenia wniosku w sposób opisany w niniejszym dokumencie.

3. ustnie – może złożyć Pani/Pan swoje żądanie pracownikowi PUP, który poprosi Panią/Pana w celu weryfikacji Pani/Pana tożsamości - o okazanie np. dowodu osobistego. Pracownik spisze treść Pani/Pana żądania w formie notatki służbowej, którą Pani/Pan również podpisze.

3. Aby nie dopuścić do naruszenia Pani/Pana praw lub wolności spowodowanej naruszeniem bezpieczeństwa Pani/Pana danych osobowych informujemy, że nie będziemy realizować żadnych Pani/Pana uprawnień wynikających z art. 15-21 RODO w rozmowie telefonicznej.
4. Jeżeli PUP będzie miał uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej wniosek z zakresu art. 15-21 RODO, może zażądać dodatkowych informacji ułatwiających identyfikację wnioskodawcy.

 

2. Sposób i terminy Pani/Pana praw realizowanych na wniosek z art. 15-21 RODO.

1. Przy rozpatrywaniu  Pani/Pana żądania z art. 15-21 RODO PUP zobligowany jest udzielać Pani/Panu wszelkich informacji na zasadach i w terminach określonych w art. 12 RODO.
2. Zgodnie z przepisami RODO, administrator bez zbędnej zwłoki, ale nie dłużej niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, udziela Pani/Panu informacji o działaniach podjętych w związku z Pani/Pana żądaniem, czyli:
   1. realizuje wniosek zgodnie z Pani/Pana żądaniem;
   2. informuje Panią/Pana o konieczności wydłużenia terminu realizacji jej wniosku o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań (PUP podaje przyczynę opóźnienia);
   3. odmawia realizacji wniosku i informuje Panią/Pana:
      • o powodach niepodjęcia działań;
      • o możliwości wniesienia przez Panią/Pana skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
      • o możliwości skorzystania przez Panią/Pana ze środków ochrony prawnej przed sądem.

3. Opłaty.

 

1. Na mocy art. 13 i art. 14 RODO oraz komunikacja i działania podejmowane przez PUP na mocy art. 15-21 i art. 34 RODO, informacje podawane Pani/Panu przez PUP są wolne od opłat.
2. Może się okazać, że Pani/Pana żądania są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne,
   w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, PUP może:
   1. pobrać od Pani/Pana rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielania informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań;
   2. odmówić podjęcia działań w związku z Pani/Pana żądaniem.

3. Obowiązek wykazania, że żądanie ma ewidentnie nieuzasadniony lub nadmierny charakter spoczywa na PUP.

 

§ 5

Postanowienia końcowe.

4. Niniejszy dokument pn. „Procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą
   w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim.”:

1. został zamieszczony na stronie internetowej Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim w zakładce „Ochrona danych osobowych”,
2. został zamieszczony na stronie BIP Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim w zakładce „Ochrona danych osobowych”,
3. jest dostępny w Sekretariacie PUP (pokój numer 40, II piętro),
4. został rozesłany drogą elektroniczną do pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim.